Paulina Matuszewska – Sekretarka

Paulina Matuszewska – Sekretarka  tel. 43 678 89 80

Zakres obowiązków:

1) Obsługa kancelaryjna Urzędu w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji.
2) Obsługa organizacyjno-techniczna przyjęć interesantów przez Wójta i Sekretarza.
3) Obsługa techniczno-biurowa narad i zebrań organizowanych przez Wójta.
4) Obsługa techniczno – biurowa dotycząca obsługi prawnej.
5) Prowadzenie ewidencji aktów prawnych władz centralnych i zarządzeń Wójta.
6) Prowadzenie ewidencji i kompletowania aktów prawnych przekazywanych na poszczególne stanowiska pracy oraz zbioru Dzienników Ustaw, Monitorów Polski i Dzienników Urzędowych Województwa Łódzkiego, jak również zarządzeń Wójta Gminy.
7) Nadzorowanie małej poligrafii Urzędu.
8) Kompletowanie protokołów z kontroli zewnętrznej oraz kontrola stanu realizacji zleceń pokontrolnych.
9) Prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz nadzór nad ich terminowym załatwianiem.
10) Prowadzenie rejestru pieczęci oraz stempli urzędowych i służbowych.
11) Kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie.
12) Prowadzenie listy obecności i książki wyjść pracowników w godzinach pracy oraz rejestru delegacji służbowych.
13) Nadzorowanie utrzymania w należytym stanie i sprawności maszyn, urządzeń i sprzętu biurowego.
14) Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem, wyposażeniem i zabezpieczeniem budynku Urzędu Gminy w szczególności:
a) zaopatrzenie Urzędu w prasę i druki powszechnego użytku;
b) zaopatrzenie materiałowo-techniczne Urzędu ( zakup) i przechowanie oraz wydawanie pracownikom materiałów biurowych, środków ochrony zdrowia, utrzymania czystości, bezpieczeństwa i higieny pracy.
c) zaopatrzenie w opał oraz zakup niezbędnych narzędzi i materiałów do wykonywania drobnych napraw sprzętu i urządzeń w budynku UG, jak również paliwa i oleju do kosiarki;
d) zapewnienie wykonania niezbędnych tablic informacyjnych i flag państwowych;
e) zapewnienie bezawaryjnego funkcjonowania centralnego ogrzewania, instalacji wodno-kanalizacyjnej i elektrycznej;
f) ubezpieczenie majątku Gminy Pęczniew;
g) właściwe zabezpieczenie pomieszczeń gospodarczych Urzędu.
15) Obsługa urządzeń poligraficznych w Urzędzie i prowadzenie w tym celu dokumentacji.
16) Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych.